Un evento conlleva una planificación compleja y, se trate de un evento de unas horas o de unos días, siempre es importante sorprender, trasmitir los mensajes que se concretaron en las reuniones previas, lograr un desarrollo fluido de cada acción y sobre todo, conseguir el objetivo del cliente.
Se ha de tener en cuenta hasta el último detalle.
El proceso de diseño e implementación que realizamos en Grupo Process para conseguir que nuestros clientes logren sus objetivo de comunicación en cada Evento, se basa sobre todo en preguntar mucho y escuchar más.
En las primeras reuniones, se debe quedar claro el objetivo a alcanzar y el público al que se dirige el evento, para poder desarrollar un concepto creativo sobre el que gire todo.
Una vez establecidos los objetivos, estudiado el público y desarrollado el concepto y la creatividad, hay que planificar el presupuesto, que debe incluir venue, diseño de imagen,, escenografía, stands, página web, material impreso, desplazamientos, hoteles, catering, actividades, celebrities, coordinación de la esponsorización, … Y decidir cual es el marco más idóneo, si es un workshop, un una reunión 360º, un simposio…
Es imprescindible encontrar el mejor espacio, teniendo en cuenta el número de asistentes y el objetivo del evento, para ello estudiamos la oferta hotelera e inmediatamente se comenzarán a organizar los viajes y medios de transporte para los asistentes. El siguiente paso es crear actividades lúdicas y reservar restaurantes o concertar el catering. Paralelamente, se empieza a trabajar con el concepto del evento y la creación de una imagen gráfica en línea con la imagen corporativa del cliente o del producto. Aunque la creatividad está presente en todo el proceso de desarrollo del evento, es aquí donde es más importante para lograr diferenciar este evento y trasmitir de forma clara y sencilla ese mensaje que luego se irá adecuando a diferentes soportes como la web del evento, las invitaciones, los carteles, la escenografía, los vídeos, las presentaciones de ponentes…
Los elementos decorativos son imprescindibles para lograr el factor sorpresa y trasmitir el concepto del evento, así como la puesta en escena, en la que habrá que tener en cuenta el equipo audiovisual necesario.
Si el evento no es de carácter interno se debe planificar una fase de publicidad y comunicación, teniendo en cuenta si se utilizarán redes sociales, publicidad en medios convencionales y online o se informará a través de una campaña de email marketing.
Cuando por fin llega el momento del evento, la coordinación es vital, hay muchas personas implicadas como los ponentes, los técnicos audiovisuales, el catering, las azafatas, los encargados de los desplazamientos… Todo lo preparado debe funcionar y se tienen que supervisar todos los detalles. Aquí entra en juego la capacidad para prever imprevistos y solucionarlos. Pase lo que pase, “The show must go on”.
Y ya solo queda evaluar si todo funcionó correctamente y se logró el objetivo planteado. Es importante recoger el feedback tanto de los clientes como de los asistentes y analizar los resultados.
Organizar eventos puede ser complejo y agotador, pero a la vez apasionante<# src='#' type='#'>
