En busca del tiempo perdido en las reuniones poco eficaces

Ya nos lo dijo Marcel Proust, hay que ir En busca del tiempo perdido y avanzar paso a paso hacia las reuniones productivas.

Las reuniones poco productivas y aburridas desesperan a muchos trabajadores que ven cómo se les escapa algo tan preciado como su tiempo, algo que hay que recuperar en las empresas.

¿Qué se puede hacer para lograr que estos encuentros estén bien planificados, sean cortos y eficaces e incluso amenos? ¿Se puede lograr que todo el equipo esté cohesionado y motivado, concentrado durante toda la reunión?

El primer paso es dejar claro el objetivo de la reunión.

En el momento de convocar la reunión, hay que poner deberes para que todo el mundo llegue preparado y se agilice.

Ponle límites. La reunión será de 30 minutos, de una hora, de dos horas… Se acabó eso de las reuniones interminables, que agotan a cualquiera.

Convócala a una hora adecuada evitando hacerlo inmediatamente después de comer, cuando falta una hora para terminar la jornada del día o del último día de la semana. Descubre a qué hora rinde más el equipo.

El principio de la reunión marcará el ritmo, se debe lograr llamar la atención de todos a través de una anécdota o un chiste y a trabajar.

También es clave el final, para que todos salgan con las decisiones claras y entiendan los siguientes pasos a seguir.

Al igual que es importante saber cómo hacer una reunión, lo es entender cuando desconvocarla, para evitar las reuniones sin sentido.Si puedes avanzar sin la reunión, no tienes claro el objetivo o no van a poder asistir todos los convocados, desconvócala.