Actuando con integridad en todo el mundo
Es responsabilidad de todos los que componemos Grupo Process proteger la reputación de nuestra compañía.
Pero actuar con integridad es más que proteger la imagen y la reputación de nuestra Empresa, o evitarle problemas legales. Es también mantener un lugar donde todos estemos orgullosos de trabajar. En última instancia, se trata de que cada uno de nosotros seamos conscientes de que hacemos lo correcto. Esto significa actuar con honestidad y tratar, a cada uno de nosotros, a nuestros clientes y proveedores de manera justa y con dignidad.
Nuestro Código de Conducta Empresarial es nuestra guía de conducta adecuada, son las normas para garantizar que todos hagamos lo correcto.
1.- Integridad
La integridad es fundamental para Grupo Process, junto con nuestros otros valores de liderazgo, pasión, responsabilidad, colaboración, diversidad y calidad.
Integridad significa hacer lo correcto. Al actuar con integridad, reflejamos positivamente la integridad y reputación de Grupo Process (“la Empresa”).
Todos queremos hacer lo correcto, para nosotros y el Código define cómo los empleados deben comportarse como representantes de la Empresa.
El Código trata sobre nuestras responsabilidades con la Empresa, con cada uno de nosotros, con los clientes y proveedores.
Todos debemos cumplir la ley, actuar con integridad y honestidad en todos los aspectos y ser responsables de nuestras acciones.
2.- ¿Qué se espera de cada uno?
Comprender y Cumplir con el Código y la Ley donde quiera que esté.
Utilizar nuestro buen un buen juicio e incluso evitar que se produzca una conducta indebida.
Considerar siempre nuestras acciones y pedir consejo ante una duda acerca de una conducta concreta. Tanto nuestra como de compañeros, clientes o proveedores.
3.- ¿Qué debemos cuestionarnos?
¿Es congruente una acción concreta con el Código?
¿Es ética?
¿Es legal?
¿Reflejará bien mi imagen y la de la Empresa?
¿Me gustaría leer sobre esto en el periódico?
Si la respuesta es “No” a alguna de estas preguntas, no lo haga.
Si aún tiene dudas, pida consejo. El Código intenta contemplar muchas de las situaciones a las que se enfrentarán los empleados, pero no puede considerar todas las circunstancias.
4.- ¿Quien puede ayudarnos ante una duda?
Puede obtener ayuda de:
- Su gerente.
- Los integrantes del Comité de Ética de la empresa.
5.- ¿Qué se espera de los empleados de Grupo Process?
Los empleados de Grupo Process siempre deben ser modelos de la conducta adecuada. Como empleados de Grupo Process deben:
- Promover una cultura de ética y cumplimiento del Código y otras políticas de la Empresa.
- Aprovechar las oportunidades para analizar con otros empleados el Código y reforzar la importancia de la ética y el cumplimiento.
- Nunca fomentar entre el resto de empleados prácticas que logren resultados comerciales a expensas de una conducta ética o cumplimiento con el Código o la ley.
- Actuar siempre para impedir violaciones al Código o a la ley, siempre que esté en su mano.
6.- Responda a las preguntas e inquietudes
Si se lo aborda con una pregunta o inquietud relacionada con el Código, escuche cuidadosamente y preste toda su atención a otros compañeros. Solicite aclaración e información adicional. Responda todas las preguntas si puede, pero no crea que debe dar una respuesta inmediata. Solicite ayuda si la necesita.
7.- Cuándo se requiere aprobación escrito
Algunas medidas a las que se hace referencia en el Código –específicamente, el uso de los bienes de la Empresa fuera de su lugar de trabajo y algunas situaciones de conflictos de interés – requiere la aprobación previa por escrito de su Responsable Inmediato.
8.- ¿Quién debe seguir el Código?
El Código de Conducta Empresarial se aplica a todos los empleados del Grupo Process.
9.- El Código y la Ley
Las operaciones y los empleados de la Empresa se encuentran sujetos a las leyes del Reino de España, así como de diversos países y otras jurisdicciones en todo el mundo. Se espera que los empleados cumplan con el Código y todas las leyes, normas y reglamentos gubernamentales aplicables. Si algún procedimiento estipulado en el Código contradice a la Ley aplicable, la Ley regirá sobre el Código.
10.- Investigaciones
La Empresa considera seriamente todos los informes de posible mala conducta. Investigaremos el asunto de manera confidencial, determinaremos si se ha violado el Código o la ley, y tomaremos la medida correctiva correspondiente. Si participa en una investigación relacionada con el Código, coopere totalmente y responda a todas las preguntas con integridad y honestidad.
11.- Ausencia de represalias
La Empresa valora la ayuda de los empleados que identifican los posibles problemas que sea necesario abordar. Toda represalia contra un empleado que presente un problema con honestidad, constituye una violación al Código. Que un empleado haya informado acerca de una inquietud con honestidad o haya participado en una investigación no puede ser la base de una acción que perjudique su empleo, incluida la separación, el descenso de categoría, la suspensión, la pérdida de beneficios, amenazas, el acoso o la discriminación.
Si usted trabaja con alguien que haya presentado una inquietud o haya brindado información en una investigación, debe continuar tratando a la persona con cortesía y respeto. Si considera que ha sido objeto de represalias, repórtelo a su responsable inmediato
12.- Acusaciones falsas
La Empresa protegerá a todo empleado que presente una inquietud con honestidad, pero es una violación al Código realizar, a sabiendas, una acusación falsa, mentir a los investigadores o negarse o rehusarse a cooperar con una investigación relacionada con el Código. La información honesta no implica que usted tenga que tener la razón cuando informe acerca de una inquietud, sólo tiene que asegurarse de que la información que brinda es precisa.
13.- Registros comerciales y financieros
- Garantice la exactitud de todos los registros comerciales y financieros de la Empresa. Estos incluyen no sólo los estados financieros sino también otros registros, por ejemplo informes de calidad, registros de horarios, registros de gastos y presentación de formularios de reclamo de beneficios así como currículos vitae.
- Garantizar los registros comerciales y financieros exactos y completos es responsabilidad de todos, no sólo una función del personal de contabilidad y finanzas. El llevar registros e información exacta se refleja en la reputación y credibilidad de la Empresa y asegura que la Empresa cumpla con sus obligaciones legales y regulatorias.
- Registre y clasifique siempre las transacciones en el período contable pertinente y en la cuenta y departamento correspondiente. No retrase ni acelere el registro de ingresos o gastos para cumplir con las metas presupuestarias.
- Asegúrese de que todos los reportes que se envían a las autoridades regulatorias estén completos, sean razonables, precisos, oportunos y comprensibles.
- Nunca falsifique un documento.
- No distorsione la verdadera naturaleza de una transacción.
- No participe en los esfuerzos de otra persona para evadir impuestos o subvertir las leyes de moneda local. Por este motivo, los pagos deben efectuarse generalmente sólo a la persona o empresa que efectivamente proporciona los bienes o servicios. Los pagos deben efectuarse en el país de origen del proveedor, donde opera o donde se vendieron los bienes o prestaron los servicios, a menos que el proveedor haya asignado legítimamente el pago o vendido sus cuentas a cobrar a otra entidad.
14.- Bienes de la Empresa
- Proteja los bienes de la Empresa y utilice esos bienes de la manera prevista.
- No utilice los bienes de la Empresa para su beneficio personal o de cualquier otra persona que no sea la Empresa.
- El robo de los bienes de la Empresa, puede dar lugar al despido y a un proceso penal. La Empresa considera el robo en el lugar de trabajo de bienes pertenecientes a otros empleados de la misma manera que considera el hurto de los bienes de la Empresa.
- El uso de los bienes de la Empresa para fines externos o el uso de los materiales o equipos de la Empresa para respaldar sus intereses personales, requiere la aprobación previa por escrito de su responsable inmediato.
Ejemplos de bienes de la Empresa:
- Dinero de la Empresa
- Productos de la Empresa
- Tiempo en el trabajo y producto del trabajo de los empleados
- Sistemas y programas de computación
- Teléfonos
- Dispositivos de comunicación inalámbrica
- Fotocopiadoras
- Vehículos de la Empresa
- Información confidencial/patentada
- Marcas comerciales de la Empresa
15.- Uso de tiempo, equipos y otros bienes
- No participe en actividades personales durante el horario laboral que interfieran o le impidan cumplir con sus responsabilidades laborales.
- No utilice las computadoras y los equipos de la Empresa para negocios externos, ni para actividades ilegales o no éticas tales como juegos de azar, pornografía u otro tema ofensivo.
16.- Uso de información
- Proteja toda la información no pública de la Empresa, que incluye desde contactos e información de precios hasta planes de mercadeo, especificaciones técnicas e información de los empleados.
17.- Información no pública
No revele información no pública a nadie fuera de la Empresa.
¿Qué se entiende por información no pública?:
Es aquella información que la Empresa no ha revelado o que normalmente no está disponible al público. Entre los ejemplos se incluye la información relacionada con:
- Empleados
- Invenciones
- Contratos
- Planes estratégicos y de negocios
- Cambios importantes en la gerencia
- Lanzamientos de nuevos productos
- Fusiones y adquisiciones
- Especificaciones técnicas
- Precios
- Propuestas
- Información financiera
18.- Privacidad
La Empresa respeta la privacidad de todos sus empleados, socios comerciales, clientes y consumidores. Debemos tratar los datos personales con responsabilidad y en cumplimiento con todas las leyes de privacidad aplicables. Los empleados que manejan información personal de otros, deben:
- Actuar de acuerdo con la ley aplicable.
- Actuar de acuerdo con todas las obligaciones contractuales pertinentes.
- Reunir, usar y procesar dicha información únicamente con fines comerciales legítimos.
- Limitar el acceso a la información a aquellos quienes tienen un fin comercial legítimo para ver la información.
- Tener cuidado de evitar la revelación no autorizada.
Consulte la Política de privacidad para obtener orientación adicional sobre el manejo de los datos personales y una descripción de la información protegida.
19.- Conflictos de interés
Determinación de conflictos de interés
En cualquier posible situación de conflicto de interés, pregúntese:
- ¿Podrían mis intereses personales interferir con los de la Empresa?
- ¿Podría parecer de esa manera ante los otros, ya sea dentro o fuera de la
Empresa?
Cuando no esté seguro, pida consejo.
20.- Regalos, comidas y atenciones
- No acepte regalos, comidas u otro tipo de atenciones ni ningún otro favor de clientes o proveedores si al hacerlo pudiera comprometer su capacidad para tomar decisiones comerciales objetivas en beneficio de la compañía.
- Usted puede aceptar comidas y otro tipo de atenciones ocasionales de clientes y proveedores si al evento asiste el cliente o proveedor y los costos involucrados son
acordes a las costumbres locales para las comidas y atenciones relacionadas con el
negocio. Por ejemplo, las comidas de negocios habituales en general, son aceptables.
21.- Viajes y eventos importantes
- Si un cliente o proveedor lo invita a un evento que implica un viaje fuera de la ciudad consulte con su gerente para determinar si existe justificación comercial razonable para su asistencia.
22.- Negociaciones con clientes, proveedores y consumidores
- La Empresa valora sus asociaciones con clientes, proveedores y consumidores.
- Trate a estos socios de la misma manera que esperamos ser tratados.
- Siempre negocie honestamente con los clientes, proveedores y consumidores y trátelos con honestidad y respeto.
- No participe en prácticas desleales, engañosas o confusas.
- Presente siempre los productos de la Empresa de manera honesta y directa.
- Esperamos que nuestros proveedores no tomen acciones contrarias a los principios de nuestro Código. En consecuencia, el titular de cada relación con un proveedor debe asegurarse que el cumplimiento del Código de Conducta Empresarial para proveedores de Grupo Process sea una condición del contrato con los proveedores.
23.- Responsabilidad
- La responsabilidad de administrar el Código radica en el Comité de Ética, compuesto por los dos directores de Grupo Process y el Responsable de Recursos Humanos.
24.- Investigación de violaciones potenciales al Código
- La Empresa considera todos los informes de violaciones potenciales al Código seriamente y se compromete con la confidencialidad y la investigación total de todas las acusaciones.
- Los empleados que están siendo investigados por una violación potencial al Código tendrán la oportunidad de ser escuchados antes de cualquier decisión final.
25.- Decisiones
- El Comité de Ética toma todas las decisiones sobre las violaciones y disciplina del Código.
26.- Medidas disciplinaria
- La Empresa procurará imponer medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y circunstancias de cada violación al Código.
