Esta pandemia ha sido un test a gran escala, sobre los retos de la comunicación a distancia.
El trabajo del futuro será parcialmente remoto (los empleados lo desean, las empresas reducirán así costes de oficinas), pero la comunicación presencial sigue siendo prioritaria y sabemos que un equipo que trabaja a distancia tiene serias lagunas en su comunicación.
Esto puede explicar que empresas como Apple pidan volver a la oficina y que el CEO de Goldman Sachs llame el teletrabajo una “aberración temporal”.
También explica por qué los eventos presenciales son esa maravillosa fábrica de ideas, coordinación, además de una fuente motivación y sentido de la pertenencia, para empleados y clientes.
La confianza, una necesidad
En el podcast Intelligence Squared, la autora y periodista del FT Gillian Tett, explica dos puntos de vista sobre la comunicación face-to-face. Aunque nos recuerda las innegables ventajas de la comunicación digital (nos evita desplazamientos, se llega a más gente, se iguala a todos en la Red, se esté en la sede central o no, en primera fila o no…). También explica que la opción Online, es una solución para trabajar entre personas que se conoce muy bien, saben cómo funciona cada uno, se tienen confianza…. Pero si esta confianza no existe o la gente no se conoce muy bien, la comunicación a distancia es pobre. Si el objetivo es alinear los equipos (el factor de motivacional) o fomentar la comunicación informal y su potencial creativo, la conexión online no será efectiva.
La comunicación informal, base de coordinación y nuevas ideas
Guillian Tett, cita el ejemplo de un antropólogo que analizó equipos de traders en Londres y notó que, para estos profesionales, la gran ventaja de verse era tener “incidental information exchange”, encuentros imprevistos que permiten generar ideas e intercambiar información. Esto no pasa online. Online es una buena solución de transmisión estructurada de información, pero no para la conversación y la improvisación. ¿El pasillo o la máquina de café, mejor sitio para generar ideas y entender las problemáticas del proyecto o de la empresa?
Cuando trabajamos en una oficina, mucha de la información que absorbemos no es a través de procesos establecidos, sino por “sense making” o interpretación de señales que vienen de todas partes, y esto no se consigue a distancia. Gillian alerta, que en la gestión del teletrabajo o de la comunicación a distancia, será muy importante “no volverse miopes”, ampliar el espectro de la información y mantener esta vía de comunicación informal.
¿Matan las reuniones online la productividad?
Según el estudio, “Work from home & productivity” de Gibbs, Mengel y Siemroth que cita The Economist. La gente trabaja mucho más en casa. En estudio de 10.000 empleados, se ve un aumento de las horas trabajadas en un (considerable) 30%… pero esto no se traduce en una mejora de eficiencia, al revés, indica una reducción de la productividad (producción por hora de trabajo) de un 20%.
Este resultado se debe a un motivo sencillo: teletrabajando, se suelen hacer más reuniones Online, largas y no tan efectivas como las reuniones presenciales. ¿Por qué se hacen entonces? El estudio cita varios motivos, como la voluntad de control de los managers que piensan que si organizan reuniones tendrán a sus equipos mejor monitorizados. También la necesidad demostrar que se está “haciendo algo”.
Aunque el motivo principal, es la mayor dificultad de coordinar el trabajo en equipo cuando se está en teletrabajo. Un dato ilustra esto: aquellos con más años de experiencia en la empresa son mucho más productivos que los nuevos, puesto que saben quién hace qué, dónde buscar tal información o tal ayuda. Una reunión presencial, a pesar de sus imperfecciones, es una forma de transmitir información y coordinares entre personas, mucho más efectiva.
La complicación de ser tenido en cuenta desde casa
Un estudio de la Stanford Graduate School of Business, realizado en China, ya en 2015, apuntaba que los teletrabajadores tienen menos opciones de promoción profesional que quienes van a la oficina.
El hecho de no estar, hace “salir del radar” y la organización ya no piensan realmente en ellos como parte comprometida del equipo, aunque sea de forma inconsciente. Además, se pierde la información informal que es importante para entender las estructuras no jerárquicas, sus prioridades, la situación del mercado etc… necesarias al final para trabajar mejor.
Y en el debate entre oficina y teletrabajo (y también en las acciones de marketing de las empresas) se confirma lo que ya sabíamos, que, para comunicarnos y crear espíritu de equipo, de pertenencia, hay que optar por una comunicación rica que potencie la creatividad, y esto requiere mantener una conexión física. Porque la comunicación, la generación de soluciones, es algo tan complejo, que no puede quedar cubierto solo con la opción Online.
La importancia del evento y el trabajo presencial han vuelto.
