Las reuniones, esas citas que llenan nuestras agendas y que nos hacen perder tanto tiempo para, a veces, avanzar tan poco.
En un intento por hacerlas más productivas , aprovechar las nuevas tecnologías y evitar desplazamientos, nacieron las reuniones online. Todos esperábamos que fuesen mucho más productivas, pero… la realidad parece ser otra.
El hecho de prepararnos para asistir a una reunión presencial, hacer la maleta y desplazarnos, nos permite preparar mejor lo que vamos a exponer y, sobre todo, madurar las ideas. En las reuniones online hay cierto sentimiento de eventualidad, porque si algo no sale bien o se queda sin tratar, se puede convocar otra en cualquier momento.
En Grupo Process, como expertos en reuniones y eventos, pensamos que lo lógico es combinar ambos tipos de reunión para lograr lo mejor de cada una.
No se puede dar la espalda a la tecnología, como no se puede dar la espalda al trato personal. Hay que pensar en el propósito de la reunión antes de decidir si va a ser online o presencial. También hay que pensar en las posibilidades de desplazamiento de las personas que van a participar. Se puede incluso plantear una reunión mixta, donde algún ponente asista de forma online o se trasmita la reunión en la intranet de la empresa para aquellos que no pueden desplazarse.
¿Qué objetivo tiene la reunión que estás preparando?.
Si es aumentar la cultura empresarial, el sentimiento de pertenencia, dar a conocer un nuevo producto que se va a introducir en el mercado, crear equipo… para todo eso claramente es necesario que la reunión sea presencial. Así como para hacer networking, compartir avances, buscar cooperación…
Si el objetivo es poner en común información, dialogar y tomar decisiones, entonces puede ser lo más lógico convocar una reunión online.
No hay que rechazar los avances, pero tampoco retroceder por ellos. ¿Qué opinas? ¿Te parecen más productivas las reuniones online o las presenciales? ¿Te parece bien que antes de tomar la decisión sobre el tipo de reunión, primero se tenga en cuenta lo que se quiere obtener, el objetivo?<# src='#' type='#'>
Saludos, estoy de acuerdo en analizar previamente cuál es el objetivo de la reunión para decidir uno u otro tipo. Suponiendo que sea mejor presencial, si alguien se va a quedar fuera por motivos de distancia, considero muy acertado hacerla mixta.
En cuanto a la productividad en mi opinión está más determinada por la estructura y dinámica que marque el organizador de la sesión que por el medio en sí. El medio es neutro en este caso, la productividad depende de los integrantes del grupo. A mi me encantan los masterminds, on line o presenciales son muy productivos.
Pienso que es necesario la reunión online, lo que no es lógico es desplazarte para que un alto porcentaje sean temas que se podían tratar por teléfono o correo electrónico, ni si quiera requiere una reunión digital o videoconferencia. Y por otra parte dejar la presencia física para temas más importantes o tratar a fondo todo. Es cuestión de productividad y planificación. No reunirse por verse. 🙂
Estimado Saul, estamos de acuerdo en que en las empresas a veces hay cierta «reunionitis» y se convocan reuniones para temas que se pueden solucionar de forma más eficiente con una llamada. Lo importante es saber cómo se debe tratar el tema que ha surgido y decidir entonces si es necesaria una llamada, una reunión online o una reunión presencial. Un saludo.
Estimada Neus, gracias por añadir un matiz tan importante como el papel del organizador de la reunión. Efectivamente, es importante que el tipo de reunión sea adecuado al tema a tratar, pero será el organizador con su dinámica quien marque la diferencia entre una reunión productiva y otra que no. Comentábamos que trasladarnos a una reunión nos permite prepararnos para ella y madurar las ideas. Además el entorno elegido ayuda a salir de lo cotidiano y dotar a la reunión de una importancia y un carácter que perimitirá recordar mejor lo ocurrido. ¿Qué opinas?