Preguntas imprescindibles para tener un buen briefing en un evento.
La génesis de todo evento comienza por un briefing, esa reunión en la que hay que entender las necesidades reales del cliente, el objetivo del evento y sobre todo, recopilar toda aquella información que logrará que no haya ninguna sorpresa, como la situación real, los problemas, las oportunidades, los recursos…
En Grupo Process llevamos años recibiendo briefings de nuestros clientes para todo tipo de eventos, reuniones, convenciones, conferencias, ferias, presentaciones de producto, eventos internos… y sabemos que además de escuchar activamente, hay que hacer las preguntas adecuadas.
Compartimos algunas de esas preguntas que pensamos que aportan valor al briefing:
¿Por qué y para qué se realiza este evento? El objetivo real del evento no siempre se comunica desde el principio y es el eje principal de toda la estrategia.
¿A quién va dirigido? Quién es, qué medios sigue, por qué acude al evento, cuál es su estilo y sus gustos, para saber cómo le podemos aportar valor…
¿Qué queremos cambiar gracias a este evento? Un buen evento debe producir un cambio en los asistentes y eso marcará la dinámica a seguir. A veces hablamos demasiado de los ponentes, las actuaciones y muy poco de ese cambio a lograr. El gran objetivo es que el evento sea relevante para los asistentes, que les aporte valor.
¿Qué se llevarán los asistentes? Ese cambio que queremos provocar en los asistentes, tiene que ser tangible. ¿Qué queremos? Que entienda un nuevo producto, que trabaje en equipo, que cambie sus hábitos alimenticios, que aprenda a gestionar el estrés… Buscar acciones y no meros pensamientos, permite ser más concreto.
¿Hay algún problema de comunicación, previo, que pueda afectar al evento? Es importante conocer la situación real para evitar que una crisis ya solucionada pueda afectar a la comunicación del evento.
¿Quiénes son los “stakeholders” internos, y en qué difieren sus objetivos de los tuyos? Es importante conocer los objetivos de otros departamentos relacionados de la empresa como comunicación, RRHH, compras…
¿Cómo quieres que los asistentes vean a tu empresa? Un evento permite a una empresa mostrar su personalidad, el estilo de comunicación y sus códigos de compliance, de comunicación, valores… Por eso deben estar claros desde el principio.
¿Cuándo considerar que el evento ha sido un éxito? Si se tiene objetivos tangibles, será más sencillo poder valorar si se han logrado y por lo tanto tener claro si el evento ha sido un éxito, para todos los implicados.
Cada cliente y cada evento son diferentes y también deben serlo las cuestiones para completar el briefing con el que comienza a trazarse la estrategia del evento.
Lo importante sin duda es tener claro lo que se quiere lograr con el evento y saber cómo medirlo.
¿Alguna pregunta?
