Es frecuente que cuando nos encargan un evento empecemos preguntando ¿Para qué se realiza este evento? Parece una pregunta muy obvia, pero os sorprendería saber que algunas empresas, sobre todo cuando llevan tiempo organizando un evento, no lo tienen tan claro.
¿Por qué preguntar para qué?
Para nosotros en Grupo Process es fundamental tener unos objetivos claros que nos permitan diseñar un evento que pueda cumplirlos. También nos van a ayudar a cuantificar si ese acto tuvo éxito y si hay que mejorar algún aspecto para el próximo año.
Dentro del concepto eventos, podemos incluir conferencias, actividades internas de la empresa, jornadas para clientes, charlas para el público en general… todos ellos tienen en común el objetivo de reforzar el conocimiento de la empresa, divulgar su labor, compartir los últimos avances y lograr la conexión persona a persona, mejorando el factor emocional a través del encuentro.
Cuando se trata de una reunión interna, además del trabajo a realizar, hay que añadir ingredientes como el entretenimiento o las actividades que ayuden a fortalecer al equipo y generar el ambiente propicio para que puedan conocerse mejor y crear sinergias.
Otros objetivos para un evento pueden ser el lanzamiento de un producto, abrir nuevos mercados, dar a conocer un nuevo uso, realizar una exhibición o una demostración, preparar una exposición…
Lo importante es definir la meta a alcanzar y sobre ella ir encajando piezas tan importantes como el lugar donde se va a realizar, el tiempo que debe durar, si habrá actividades complementarias, si se ofrecerá café o comida, cuánto tiempo necesitan los asistentes para relacionarse, qué hará que ese evento sea memorable, cómo se divulgará…
Una vez diseñado, comienza el mambo. Es el momento de informar a los asistentes, organizar los desplazamientos, confirmar las actividades y sobre todo, lograr que toda esta organización permita que el evento se realice de forma fluida, como si siguiese su curso natural.
Finalmente queda la parte menos vistosa y más necesaria. De nuevo hay que volver a los objetivos y analizar los resultados, para que en el siguiente evento tengamos los deberes hechos y si nos preguntan por qué queremos realizarlo, podamos dar respuestas con datos cuantificables.
¿Qué evento te ha llamado más la atención y por qué?<# src='#' type='#'>
