Los eventos, ya sean reuniones, conferencias, congresos o presentaciones son una herramienta básica de las empresas para conectar con su público o de forma interna con sus trabajadores.
Una gran apuesta que representa una importante inversión tanto en recursos como en tiempo, que hace imprescindible medir sus resultados.
Aunque la certificación de eventos está en una fase inicial, están surgiendo empresas que ofrecen la certificación de los resultados de los eventos, evaluando la asistencia, el perfil de los asistentes, la repercusión en los medios de comunicación… y verificando los resultados en 3 fases: pre-evento, celebración y post-evento.
Tanto las empresas como las agencias de eventos están demostrando un gran interés en generalizar las auditorías, para incrementar la confianza y la credibilidad a través de la transparencia en los resultados. Los patrocinadores demandan cada vez más estándares auditados que les permitan garantizar el retorno de sus inversiones publicitarias.
¿Qué se podría auditar en cada fase?
Pre-evento. Valorar el éxito de convocatoria y analizar el ratio de asistencia sobre registro, que permitirá tomar decisiones en futuras estrategias.
En la convocatoria, se pueden auditar los medios donde se realizó la comunicación del evento y la campaña publicitaria, verificándolos y valorándolos en términos económicos.
En el registro, se revisan los datos de la inscripción online en los eventos de asistencia gratuitos o la venta de entradas, en los eventos de pago.
Evento. Se pueden obtener certificados de asistencia, tanto cuantitativos, (asistentes únicos y visitas), como cualitativos y de perfil (segmentando por cargo profesional, sector, procedencia geográfica, grupo de interés…)
Post-evento, una vez finalizado hay que calcular el ROI del evento para poder compararlo tanto con otros eventos como con otros periodos. Se certificará su repercusión en los medios: prensa, televisiones, radio, internet y redes sociales. Existen varias herramientas consensuadas por el mercado, para medir la repercusión de un evento y realizar una valoración económica de su eficacia.
La web del evento ofrece mucha información que debe certificarse, como el número de usuarios únicos, sesiones, páginas vistas, procedencia del tráfico y dispositivos de accesos.
Para garantizar que la auditoría se efectúa de forma efectiva en todas las fases, es necesario el compromiso de las empresas organizadoras, crear un marco de procedimientos y buenas prácticas, acordado por todos los implicados, incluidos los anunciantes, sponsors y marcas y que se lleve a cabo por un tercero independiente con experiencia y reconocimiento en la certificación de medios y equipos cualificados.
En Grupo Process pensamos que certificar los resultados contribuye a la transparencia, aportando seguridad a los patrocinadores sobre los resultados del ROI y permitirá el crecimiento del sector, favoreciendo las acciones de patrocinio en las estrategias de comunicación de las marcas.
