El vicepresidente corporativo de Microsoft,Bob Bejan, ha escrito un interesante artículo sobre el desafío que supuso la crisis del coronavirus para su equipo y la decisión de migrar a online los más de 30 eventos que habían agendado hasta junio de 2021.
En estos tiempos de distanciamiento social, en Grupo Process ofrecemos a nuestros clientes eventos online, eventos presenciales con asistencia limitada donde se príme la seguridad y eventos híbridos.
Queremos compartir las 12 claves para triunfar con los nuevos eventos.
A la hora de transformar una conferencia, reunión o congreso en un evento digital, hay que cambiar el enfoque, y tener en cuenta cual será el objetivo de los asistentes de nuestro evento: aprender, descubrir, hacer networking…
Aquí van nuestras 12 claves para eventos presenciales, online o híbridosen tiempos de distanciamiento social:
- Asegurar la seguridad de los asistentes y los participantes. En Grupo Processseguimos el protocolo de seguridad para Turismo MICE del Instituto de Calidad Turística (ICTE) en todos nuestros eventos.
- Tener en cuenta el tipo de audiencia, según el formato del evento. Es muy diferente asistir a un evento presencial que a uno online o híbrido y debe tenerse en cuenta desde el minuto uno de su concepción y planificación.
- Escalar el evento, dividir la audiencia en pequeños grupos de interés, para que puedan interactuar mejor y lograr los objetivos. Si es imprescindible hacer un gran evento con más de mil personas, habrá que tener en cuenta la tecnología necesaria para llevarlo a cabo.
- Realizar una puesta en escena televisiva, no teatral. Los eventos presenciales tienen un formato teatral, con los ponentes muy cercanos al público. En los eventos online el presentador y los ponentes tienen que dirigirse a la cámara. Además, debemos contar con varias cámaras con diferentes encuadres y ángulos para lograr un montaje dinámico.
- Crear contenidos de valor y contenidos audiovisuales e interactivos potentespara generar interés y sinergias. El formato y la concepción del evento son diferentes, pero lo importante sigue siendo el contenido.
- Pensar en global. Los eventos online e híbridos rompen las barraras geográficas tanto de ponentes como de asistentes. Ajustemos el horario para que se pueda participar desde distintas zonas horarias. Además, algunas plataformas permiten la traducción simultánea en subtítulos, para que el idioma tampoco sea una barrera.
- Contar con presentadores de televisión. Están acostumbrados a lograr el engagement de la audiencia a través de la cámara, llenar las pantallas de ordenador de los asistentes con su presencial y manejar los ritmos trepidantes de este formato.
- Realizar una buena campaña de comunicación del evento, en la que se alcance a las comunidades de redes sociales en las que sea activo el público objetivo.
- Lograr la conversación en tiempo real entre ponentes y asistentes. Es importante conocer bien a la audiencia y fomentar su participación, que realicen preguntas, comenten… El moderador juega un papel fundamental para lograr la conversación y debe estar en contacto con el presentador para evitar el esquema de 15 minutos de charla seguidos por preguntas y respuestas, logrando eventos más dinámicos y participativos.
- Incluir pausas para el café y socializar online. El networking sigue siendo importante y puede realizarse también a través de salas virtuales.
- Una vez finalizado, publicar el evento en la web y las redes sociales de la empresa, para que las personas interesadas puedan seguir accediendo a él. Es importante seguir contestando las dudas de los asistentes en diferido, para que se continúe generando conversación.
- Adaptar las métricas para conocer los resultados del evento online o híbrido, tiene sentido incluir indicadores como el número de asistentes, el tiempo de permanencia, visitas a la página o descargas.
Lo importante es potenciar al máximo la experiencia del asistente y que cada minuto le resulte valioso. Aprovechando los mecanismos que cada tipo de evento (presencial, presencial al aire libre, onlineo híbrido) nos proporciona.
